Hoe kies je het juiste kassasysteem? Hier zijn 5 tips!

05 november 2021

Veel bedrijven maken gebruik van een kassa. Het is erg handig omdat je gasten zo makkelijk kunnen afrekenen en je hele assortiment staat erin. Dit zijn echter alleen de meest simpele kassa’s. Er zijn tegenwoordig veel slimmere kassa’s met POS-systemen die veel handige extra functies hebben. Deze functies zorgen ervoor dat processen makkelijker en sneller verlopen, want fijn is voor je medewerkers en bijdraagt aan de klantvriendelijkheid. Maar hoe kies je nou het perfecte kassasysteem uit voor jouw bedrijf? Hier zijn 5 dingen waarmee je rekening moet houden bij het uitkiezen van jouw nieuwe kassasysteem.

  • Welke data wil je verzamelen en welke functies wil je kunnen uitvoeren?

Je kan natuurlijk kiezen voor een simpel kassasysteem dat alleen goed is voor afrekenen. Maar voor veel ondernemingen is het beter om een kassasysteem te hebben die data verzamelt en handig verwerkt in een overzichtelijke grafiek of tabel. Hiermee krijg je een goed overzicht van de huidige verkoopprocessen, waardoor je snel kan bepalen wat beter kan. Daarnaast moet je ook kijken naar de andere functies van de kassa. Kan je makkelijk nieuwe producten toevoegen of wijzigen? Kan je aanbiedingen koppelen aan producten? Kan je snel een overzicht opvragen van hardlopers en margemakers? Welke rapportages kan je opvragen? Bedenk dus van tevoren goed wat je wil dat je kassasysteem allemaal kan. 

  • Tijdbesparing is key

Een kassasysteem dat slecht ontworpen is kost je veel tijd en daarmee veel geld. Het programma werkt langzaam, de app loopt vast op je telefoon of het systeem werkt wel maar door het omslachtige menu duurt het erg lang voordat je een actie hebt uitgevoerd. Het duurt allemaal lang wat zorgt voor extra frustratie op de werkvloer. Je wil bijvoorbeeld makkelijk een rekening kunnen splitsen, de actie van de dag verwerken kost wel 30 seconden of je kan geen upselling toevoegen waardoor je extra inkomsten misloopt. Je wil dus dat je kassasysteem duidelijk is en efficiënt werkt. Daarom is het aan te raden om te kiezen voor een slim POS-systeem dat te vormen is naar jouw bedrijf. Zo kan je makkelijk acties uitvoeren die de bedrijfsprocessen bevorderen.

  • Draagt het bestelproces bij aan een goede gastvrijheid?

Je zou het in de eerste instantie niet zo snel bedenken, maar het bestelproces kan een grote impact hebben op de gastvrijheid van je bedrijf. Gasten vinden bijna niks vervelender dan dat het bestellen en betalen niet soepel verloopt. Zorg er dus voor dat het bestelproces is afgestemd op je klanten! Kies hiervoor een POS-systeem dat je makkelijk kan vormgeven naar je bedrijf en je klanten.

Dit zorgt niet alleen voor een snel en efficiënt proces, maar het geeft ook een extra prettige service aan je klanten. Wanneer je klanten bijvoorbeeld met een QR-code laat bestellen kan dit onpersoonlijk lijken, terwijl dit in werkelijkheid erg handig is wanneer je bijvoorbeeld een drukt terras hebt. Klanten hoeven zo minder lang te wachten tot hun order wordt opgenomen, wat bijdraagt aan een goede gastvrijheid. Ook een bestelzuil, die je nu al ziet in veel fastfoodzaken, draagt bij aan de gastvrijheid doordat klanten niet lang in de rij hoeven te wachten. Dit haalt de drukte weg voor de klant én de medewerker. Ook voelen klanten zich zo minder opgejaagd omdat ze langer de tijd kunnen nemen voor het kiezen van hun bestelling. Daarnaast is dit een goede manier voor het creëren van upselling, omdat klanten sneller iets bijbestellen wanneer ze bij een bestelzuil staan waar ze rustig door de opties kunnen kijken en zich niet opgejaagd voelen!

  • Je team moet prettig kunnen werken

Is het kassasysteem niet alleen vriendelijk voor je klanten, maar ook voor je medewerkers? Een systeem dat prettig werkt zorgt voor minder stress bij medewerkers. En dit zorgt weer voor een betere klantervaring! Kijk bijvoorbeeld naar de lay-out van het systeem. Worden er duidelijke iconen en afbeeldingen gebruikt? Hapert de app niet? Zijn alle belangrijke functies makkelijk vindbaar? Kan je makkelijk informatie over gerechten opzoeken? 

Een kassasysteem dat goed werkt moet makkelijk gebruikt kunnen worden en medewerkers moeten in korte tijd kunnen leren hoe het werkt. Zo moeten ze makkelijk kunnen aangeven wanneer iemand een allergie heeft, en ze moeten geen problemen ervaren wanneer een tafel van het terras naar binnen wil verplaatsen. De software moet altijd intuïtief werken, ook als er zich wel een keer problemen voordoen. Want blije medewerkers zijn blije klanten!

  • Denk aan de toekomst

Welke plannen heb je nog met je bedrijf? Wanneer je een nieuw kassasysteem aanschaft, moet je ook rekening houden met wat je in de toekomst nog allemaal wil kunnen met je bedrijf. Wil je bijvoorbeeld meerdere locaties gaan opnemen, of wil je in de toekomst een touchscreen kassa? Ga je naast je restaurant een hotel openen, of wil je dat de bonnen worden gemaild naar je klanten? Kijk dus niet alleen naar of je nieuwe kassasysteem aansluit bij je wensen bij nu, maar ook bij je wensen van straks. Zo maak je het jezelf in de toekomst makkelijker!